BELEID INZAKE VIDEOBEWAKING – VARO ENERGY

1. Inleiding en samenvatting
   1. VARO Energy (hierna: “VARO”) maakt voor de veiligheid en beveiliging van haar panden, bezittingen, personeel en bezoekers gebruik van een videobewakingssysteem. In dit beleid wordt het gebruik van videobewaking door VARO beschreven, alsmede de door VARO genomen voorzorgsmaatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens, privacy en andere grondrechten en gerechtvaardigde belangen van diegenen die op de bewakingsbeelden te zien zijn.
   2. Dit beleid sluit aan bij de vereisten van toepasselijke wet- en regelgeving, met name de algemene verordening gegevensbescherming 2016/679 (“AVG”). Dit beleid is van toepassing binnen het VARO-concern. Indien van toepassing kunnen van tijd tot tijd plaatselijke wijzigingen worden gepubliceerd waarin nadere regels worden gesteld (die in geval van inconsistentie prevaleren boven dit beleid).
2. Welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel?
   1. VARO maakt enkel en alleen gebruik van een videobewakingssysteem voor beveiliging en toegangscontrole. Het videobewakingssysteem helpt bij de controle van de toegang tot ons pand en draagt bij tot de beveiliging van ons pand, de veiligheid van ons personeel en onze bezoekers alsmede van de eigendommen en informatie die zich in ons pand of op ons terrein bevinden of hier liggen opgeslagen. Het systeem is een aanvulling op andere fysieke beveiligingssystemen, zoals toegangscontrolesystemen en fysieke inbreukcontrolesystemen. Het systeem is onderdeel van de maatregelen ter ondersteuning van ons bredere beveiligingsbeleid en draagt bij tot het voorkomen, afschrikken en zo nodig onderzoeken van ongeoorloofde fysieke toegang, met inbegrip van ongeoorloofde toegang tot beveiligde terreinen en beschermde ruimten, IT-infrastructuur, of operationele informatie. Daarnaast draagt videobewaking bij tot het voorkomen, ontdekken en onderzoeken van diefstal van apparatuur of bezittingen van VARO, bezoekers of personeel, en bedreigingen van de veiligheid van bezoekers of het op de locatie werkzame personeel (bijv. brand of fysiek geweld).
   2. Het systeem wordt niet gebruikt voor aan andere doelen. Zo wordt het niet gebruikt om toezicht te houden op de werkzaamheden van werknemers of om hun aanwezigheid te controleren. Ook wordt het systeem niet gebruikt als onderzoeksmiddel (anders dan voor het onderzoeken van fysieke beveiligingsincidenten zoals diefstal of ongeoorloofde toegang).
3. Rechtmatige gronden voor videobewaking
   Het gebruik van videobewaking door VARO is noodzakelijk om de veiligheid en beveiliging van haar gebouwen, terreinen, bezittingen, personeel en bezoekers te waarborgen. VARO heeft dus een gerechtvaardigd belang bij de videobewaking waar minder ingrijpende maatregelen niet afdoende zijn om deze risico’s te beperken.
4. Hoelang bewaren wij de gegevens?
   De beelden worden ten hoogste vier weken bewaard (voor Zwitserland – 3 dagen, en voor Duitsland – één week). Daarna worden alle beelden gewist. Indien beelden voor verder onderzoek of bewijs van een beveiligingsincident moeten worden opgeslagen, dan mogen zij worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is.
5. Hoe verstrekken wij informatie aan het publiek?
   Wij verstrekken op een doeltreffende en uitgebreide manier informatie aan het publiek over de videobewaking. Daartoe hanteren wij een meervoudige aanpak, die bestaat uit een combinatie van de volgende twee methodes:
   • mededelingen ter plekke om het publiek te wijzen op het cameratoezicht, en
   • het plaatsen van dit beleid inzake videobewaking op onze website voor diegenen die meer willen weten over videobewaking bij VARO.
6. Doorgifte en openbaarmaking
   Het management of personeelszaken heeft geen permanente toegang tot de bewakingsbeelden.

   Slechts in uitzonderlijke omstandigheden kunnen de beelden in het kader van een strafrechtelijk onderzoek worden doorgegeven aan onderzoeksinstanties. Verzoeken van autoriteiten om toegang tot videobewakingsbeelden worden uitsluitend ingewilligd indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat. Zulke doorgiften worden schriftelijk vastgelegd.

   VARO kan en zal alleen toegang tot bewakingsbeelden aan derden geven aan wie de beveiliging en veiligheid van de terreinen, gebouwen, het personeel, de bezoekers en goederen is opgedragen. Toegang wordt uitsluitend verstrekt overeenkomstig alle relevante privacyverplichtingen.

   Doorgifte en openbaarmaking worden te allen tijde schriftelijk vastgelegd en zijn onderworpen aan een toetsing van de noodzaak van een dergelijke doorgifte en van de verenigbaarheid van de doelen van de doorgifte met het oorspronkelijke doel van de verwerking, te weten beveiliging en toegangscontrole.

   Indien u vragen heeft over dit beleid of het gebruik van videobewaking door VARO, kunt u contact met ons opnemen via privacy@varoenergy.com